Перезвоните мне

Доклад для Russian Coworking Conference

Workki 19 февраля 2020
Что уже сделано?

Мы автоматизировали абсолютное большинство рутинных офисных процессов клиентов коворкинга: резидент не зависит от занятости менеджера, имеет полный доступ ко всему функционалу личного кабинета из любой географической точки (как с desktop, так и с mobile версий) и не переживает о конфиденциальности своих документов, отправляя их на печать (мы просто не имеем доступа к этим файлам).

В личном кабинете представлен раздел «Печать», в котором доступна загрузка файлов для отправки на принтер, текущий баланс печати, а также возможность приобретения дополнительных пакетов печати.
Его особенности:
А) Безопасная отложенная система печати: все задания, отправленные на МФУ, блокируются до тех пор, пока пользователь не авторизует печать при помощи терминала доступа посредством ввода PIN-кода (он также отражается в ЛК). После авторизации клиент выбирает необходимую ему работу (печать / сканирование / копирование). Пока этого не произойдет - документ будет находится в очереди печати.
Б) Пользователь может распечатать документ на любом МФУ, подключенном к системе, а это значит, что получить доступ к документам можно не только с любого принтера в локации, но и из других коворкингов Workki (например, если резидент перемещается между объектами или часть его команды разделена по площадкам). Больше не нужно ждать, пока освободиться принтер рядом с вашим рабочим местом или перенаправлять файлы коллегам по почте.
В) Система учитывает количество страниц, использование цветной, дуплексной печати, форматы работ А3 или A4. Благодаря этому клиент всегда видит актуальный статус баланса страниц в личном кабинете.
Также стоит иметь в виду, что работать на МФУ можно не только с загруженными в облако файлами, но и использовать для печати документы с флеш-карты (данный функционал также доступен после авторизации в системе).

Личный кабинет интегрирован с пропускными системами бизнес-центров, в которых расположены наши локации. Это позволяет клиенту автономно от комьюнити-менеджера заказывать пропуска для своих гостей, моментально получая подтверждение о регистрации пропуска, а также, в случае с Workki Neo Geo, бронировать гостевые парковочные места для автомобилей и оформлять внос/вынос крупногабаритных материальных ценностей.
Также у каждого резидента есть «телефонный пароль», который позволяет оформить гостевой пропуск посредством звонка в информационный центр (это удобно, если клиент, например, находится за рулем или не имеет доступа в интернет). Мобильный код позволяет оператору идентифицировать резидента, потратив минимум его времени, и оперативно оформить пропуск гостю нашего арендатора.
У комьюнити-менеджеров при этом, конечно же, сохранен доступ к стандартным решениям бизнес-центра, что позволяет клиенту заказать пропуск «классическим» путем: обратившись на ресепшн коворкинга.
Действие постоянных пропусков контролируется в том числе посредством автоматической проверки активности подписки резидента на рабочее место. Если клиент в течение определенного времени не прекращает аренду и не гасит дебиторскую задолженность, пропускная карта резидента блокируется.

Актуальная карта рабочих мест каждой локаций Workki представлена не только в личном кабинете клиента, но и на нашем сайте, что позволяет любому посетителю workki.co оперативно выявить доступность подходящих его критериям рабочих мест. Нажатие на вакантное рабочее место на сайте ведет клиента на его страницу в личном кабинете (либо на страницу регистрации). Далее потенциальный резидент устанавливает период аренды, который он готов оплатить в текущий момент и оплачивает выбранное рабочее место (пополнить баланс личного кабинета можно как по карте, так и по счету).
Удобнее всего работать, отметив чекбокс автопродления – это позволяет уделять минимум времени отслеживанию своевременного бронирования рабочего места. Если же такой формат резиденту не подходит, он всегда может продлить аренду рабочего места вручную, используя вышеописанный метод, или обратиться к комьюнити-менеджеру, который продлит аренду через административную панель.
Кстати, если рабочее место, понравившееся посетителю нашего сайта на текущий момент забронировано, он сможет увидеть, на какой период оно оплачено (если период не долгосрочный, мы всегда рекомендуем клиентам обратиться к комьюнити-менеджеру для внесения в waiting list по конкретному кабинету или месту в опенспейс).
Благодаря данной системе, мы не только создали более дружелюбный сервис для резидентов, но и упростили формирование внутренней отчетности комьюнити-менеджеров (в административной панели менеджер каждой локации имеет доступ к rent roll, обновляющемуся в режиме реального времени).

Что есть еще? Бронирование переговорных и площадок для мероприятий в реальном времени. Возможность заказа и онлайн оплаты других услуг (например, бронирование ячеек-локеров или подключение выделенного интернет-канала). Оперативная коммуникация с командой коворкинга через тикет-систему: решение проблем и передача обратной связи через систему OmniDesk с диверсификацией по тематике и срочности обращений с возможностью отслеживания статуса тикета.

Чем планируем дополнить техническое оснащение новых площадок?

Контроль доступа посредством системы распознавания лиц. Первоочередно мы рассматриваем обустройство турникетами с Face Recognition наших отдельно стоящих зданий. Особенности:
А) Исключает возможность передачи пропуска любому другому лицу (антиспуфинг-система также может определить, находится ли перед камерой живой человек или его фотография);
Б) Избавляет от необходимости использования пластиковых пропусков, а также решает проблему их «забывания» и последующей невозможности зайти на объект;
В) Позволяет регистрировать своих гостей с помощью приложения (у гостей также не будет необходимости в получении временного пропуска, если пригласивший их резидент прогрузит в систему фотографию гостя или видео с его участием);
Г) Возможность ведения учета посещаемости (может быть полезно как для нашей команды, так и для команд-резидентов, обратившихся с запросом на предоставлении такой информации);
Д) И в целом делает пропускную систему более гибкой, ведь управлять сценариями доступа становится проще.
СКУДы, находящиеся в наших локациях, расположенных в бизнес-центрах, мы уже интегрировали с системой распознавания лиц. На данном этапе система работает только на наших сотрудников, но в дальнейшем мы планируем ее масштабировать и на резидентов. В данном случае мы, безусловно, ограничены правилами бизнес-центров, которые обязывают посетителей оформлять постоянный или гостевой пропуск, однако это повысит качество контроля доступа в рамках нашего объекта, а также позволит резидентам не испытывать трудностей с получением доступа в коворкинг в случае отсутствия пропуска в их кармане.

Дисплеи для переговорных комнат. Такой функционал позволит забронировать переговорную без необходимости пользования личными устройствами. Преимущества устройства: стабильно подключено к сети, отражает информацию в реальном времени и позволяет клиенту оперативно забронировать именно ту переговорную, которая ему визуально подходит. Средства списываются из личного кабинета клиента (то есть для бронирования потребуется вход в ЛК). Для разблокировки переговорной также достаточно авторизации в ЛК (если данная переговорная на текущий момент забронирована за авторизованным резидентом, дверь автоматически откроется).

Мобильное приложение. Помимо очевидного удобства и нативности:
А) Сможем разместить чат резидентов на собственной платформе;
Б) К уже существующим карточкам клиентов добавим возможность связываться с резидентами непосредственно в приложении;
В) Сможем оперативно уведомлять клиентов и направлять неинформативные, но поддерживающие в трудную минуту сообщения :)

СМИ о нас
  • Коворкинги в эпоху digital
    Коворкинги в эпоху digital
    26 февраля 2020

    19 февраля эксперты коммерческой недвижимости встретились на ежегодной Russian Coworking Conference. Обзор лучших решений по автоматизации сервисов и работе с клиентами представила Мария Суворова, директор департамента коммерческой недвижимости Workki.

  • Место для всех
    Место для всех
    18 февраля 2020

    Коворкинг органично вписывается в общемировой тренд совместного пользования и осознанного потребления, что, безусловно, добавляет ему очков. Это понимают все больше предпринимателей и компаний, которые не боятся играть по современным правилам.

  • Десять главных событий 2019 года
    Десять главных событий 2019 года
    7 января 2020

    Если говорить о наиболее заметных событиях и тенденциях в коммерческой недвижимости, то в этом сегменте 2019 год можно по праву назвать годом коворкингов. Спрос на так называемые гибкие офисы заметно вырос и, что важно, значительный интерес к ним стали проявлять крупные респектабельные игроки.

  • Russian Coworking Awards 2019
    Russian Coworking Awards 2019
    23 декабря 2019

    18 декабря состоялась торжественная церемония награждения ежегодной премии Russian Coworking Awards. Премия проводится с целью формирования современных стандартов и распространения передового опыта в сегменте. Поощряя лучших операторов офисных услуг, премия дает мощный стимул для их дальнейшего роста и развития.